Quando falamos de sistemas de gestão para escolas, estamos falando de um ponto muito importante para a saúde financeira e gestão pedagógica de um setor educacional. Hoje, contamos com diversos tipos de escolas particulares que atentem o mais diversos tipos de alunos e localidades. Por isso, um sistema de gestão escolar ele precisa ser além dos 7 pontos que vamos abordar aqui, eficiente e que realmente funcione na gestão escolar.
Sem mais delongas, vamos explicar abaixo quais os sete pontos importantes para um sistema de gestão escolar.
1 – Ser online
Hoje sabemos que a internet banda larga está presente em muitos lares brasileiros. Por isso, se faz muito importante a aquisição de um sistema escolar online pois abre o leque para muitas possibilidades e modificações sem grandes problemas.
A pandemia do COVID-19 que teve seu início de grande impacto no começo do ano de 2020, nos deu uma grande lição de como os negócios precisam estar presentes digitalmente e, quem não estiver, pode ter problemas em desencadear outros fatores de permanência dos clientes na escola.
Por isso, se estiver a procura de um sistema acadêmico para sua escola, opte sempre por sistemas online.
2 – Um sistema completo, porém fácil de usar
Existem diversos tipos de sistemas ERP para escolas, dos mais variados tamanhos, tipos, complexidades, com diversos tipos de fatores que realmente fazem o gestor ter que alavancar pontos negativos e positivos sobre cada sistema para sua equipe escolar.
Por isso, evite por sistemas antigos que prometem múltiplas funções porém que você não tenha nenhum processo implementado em sua escola. Não existe essa de implantar um novo processo na sua escola devido a mudança de um sistema, isso vai lhe trazer um trabalho a mais e dor de cabeça depois.
Um bom sistema escolar ele precisa ser completo com diversas funções, sem a necessidade de implantar ou modificar seus processos atuais, pois a mudança de um processo de sua escola ou a implantação de um novo processo custa tempo e dinheiro. Um sistema escolar completo ele não precisa mudar seus processos internos e muito menos te custar tempo, basta ser simples de usar com a atenção em sua real necessidade.
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3 – Que seja personalizável
Hoje é muito mais fácil de achar um sistema escolar pronto com “dezenas” de funções que te fazem perder tempo em aprender a usar elas do que um sistema que não mude nada em seu processo atual de gestão escolar.
Por isso, corra sempre de empresas de software de gestão educacional que mostram um sistema “inovador” que possui um menu principal com 300 telas de cadastro, pois isso para o vendedor de software é lindo de mostrar, mas para implantar em real funcionamento em sua escola, é realmente um problema que a longo prazo pode virar uma bola de neve.
Saiba se sua empresa atual realiza modificações personalizadas em seu sistema a fim de mantê-lo adequado aos processos de sua escola.
4 – O financeiro não deve ser um bicho
Já passou o tempo em que um caixa financeiro era algo que o gestor não queria nem ver. Estamos em uma nova era, de novidades e isso trouxe inovação também no setor financeiro. Então o módulo financeiro do seu sistema de gestão escolar ele não deve ser um bicho de múltiplas cabeças e complicadíssimo de entender.
Um bom sistema financeiro, é aquele que batemos o olho e em 2 minutos conseguimos entender o que aconteceu e onde devemos tomar decisões, afinal, um financeiro veio para registrar e organizar de maneira eficaz os registros de entrada e saída da escola.
5 – Deve auxiliar o trabalho dos professores
Ser professor é realmente para poucos, o trabalho de lecionar é algo de grande importância em nossa sociedade. O trabalho do professor não inicia dentro da sala de aula e sim bem antes, em reuniões de planejamento, planos de aula, atividades, provas, simulados e outras funcionalidades.
Sabendo disso um sistema de gestão escolar deve sim ajudar o trabalho do professor em qualquer momento, dentro da sala de aula e em outros momentos.
Vamos usar como exemplo nosso próprio sistema escolar, onde o professor dentro de diversas funcionalides que o sistema pode oferecer em seu painel de controle existe o módulo de “drive online” onde ele pode armazenar de maneira segura e acessível em qualquer lugar as atividades, conteúdos programáticos, planos de aula tudo dentro do sistema próprio sistema escolar online.
6 – Deve ter emissão de boletos e carnês
Além de controlar o financeiro de maneira concisa, um excelente sistema escolar deve ter a emissão de carnês e boletos livres a escolha do fornecedor bancário da escola. Visto que dependendo do tamanho da escola, existe algumas que possuem melhores condições para emissão de boletos e carnês e isso o sistema deverá se adaptar. Caso contrário, poderá gerar um custo desnecessário para escola.
7 – Soluções para inadimplência
Com toda recessão e problemas econômicos que estamos passando, a escola deve ficar cada vez mais próximas dos clientes para entender se há algo que deve ser feito ou ajudado neste momento. Muitas escolas, no período de início da Pandemia em 2020, ofereceram oportunidades especiais para os pais pagarem a mensalidade com mais tranquilidade. Famílias que tiveram percas de vida devido ao COVID-19 tiveram também a atenção escolar e facilitaram o pagamento dos dividendos.
Portanto um bom sistema escolar deve ter soluções eficazes para diminuir a inadimplência e os atrasos com diversas formas, uma delas que nosso próprio sistema escolar possui é um sistema de notificações via WhatsApp. Como sabemos, o aplicativo WhatsApp é o mais usado no mundo, principalmente no Brasil. Com isso nosso sistema cria alertas que avisam diretamente aos pais que existe um boleto próximo do vencimento e caso tenha passado do vencimento assim gerando formas de lembrar e manter o pai sempre no lembrete dos pagamentos.
Procurando um sistema escolar com estes 7 pontos inclusos e muito mais? Fale com a gente que podemos te ajudar. Envie uma mensagem via WhatsApp para nosso setor comercial: (84) 98137-6412.